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一是加大投入,完善软硬件设施建设。该院投入大量的财力物力,完善档案室硬件和软件设施建设,安装档案密集架、防盗门、防晒窗帘,配备计算机、复印机、装订机、室内温(湿)度计,添置空调、除湿机、灭火器等设备,保证了档案室的防光、防火、防盗、防虫、防潮和防高温,确保了档案的完整和安全。并按上级要求,设置了单独的管理室和阅卷室。
二明确制度,使档案管理有章可循。认真贯彻《档案法》等规定,根据法院工作实际,制定借卷审批、档案保密、档案保管等一系列制度,完善了档案的立卷归档、保管、借阅等各方面的内容,细化了档案管理工作制度建设,做到档案管理工作有章可循,努力实现档案管理的规范化、标准化和科学化,确保全部档案资料保存完好。
三严格管理,严把借卷审批关。建立严格的查阅、调卷登记审批制度,规定借阅档案资料的,持借阅单经所在庭室领导、主管档案副院长同意后方可借阅。坚持定期催缴,严防档案长期滞留借阅人手中,严禁毁坏档案卷宗原貌。通过严格管理,一方面保证档案管理井然有序,另一方面也避免审判资料泄露,有效保护了当事人的秘密。
四是强化服务意识,加强档案开发利用,主动开展有效服务。编制了相应的检索工具,为利用档案资料提供了极大的方便。在严格履行审批手续的前提下,积极为本院、当事人、公安局、检察院等提供档案查询。为本院顺利开展审判、执行等各项工作发挥重要作用,为司法机关办理案件,为人民群众依法行使权利发挥积极作用。